Étape 1 : Choisissez l’endroit idéal pour votre tente de réception et vérifiez les possibilités de réalisation
Assurez-vous qu’il est possible de placer la tente à l'endroit auquel vous pensez. Vous devrez peut-être entreprendre des démarches supplémentaires, comme la demande des autorisations nécessaires. Pendant votre recherche, tenez compte de l'accessibilité pour vos invités ainsi que des conditions météorologiques.
Étape 2 : fixez la date de votre fête privée
Pas de date, pas de fête... Déterminez votre date et communiquez-la suffisamment à l'avance à vos invités. Il est également essentiel d’envoyer un message aux invités avant l'invitation officielle afin qu’ils bloquent la date si vous comptez sur un grand nombre de participants. Quelques semaines avant la fête, vous envoyez alors l’invitation officielle avec les instructions éventuelles, le code vestimentaire, des idées cadeau, etc.
Étape 3 : Choisissez la taille et le type de tente de location
Évaluez le nombre de personne que vous allez inviter ainsi que la taille de la tente. Votre loueur de tente vous guidera sans aucun doute dans votre choix. Une fois la taille déterminée, vous pouvez affiner le type de tente que vous souhaitez. Bâches transparentes, fenêtres et portes en bois, tapis ou plancher en bois, terrasse adjacente ou allée, les possibilités sont infinies.
La taille du terrain, le type de sol, le nombre d’invités, le groupe de musique ou le DJ éventuel, la piste de danse, le traiteur et le bar… . Tous ces facteurs détermineront la taille de votre tente de location.
Étape 4 : n’oubliez pas le côté pratique
- Tenez compte du sol et installez votre tente de location sur une surface plane
- Une allée en bois, un tapis rouge ou une grande piste de danse ? Assurez un confort optimal à vos invités.
- Équipez votre tente de toilettes mobiles propres, confortables ainsi que des produits d’hygiène correspondants, sent-bon…
- Prévoyez des plaques de roulage de sorte que vos fournisseurs et constructeurs de tente puissent accéder facilement à l’endroit où aura lieu votre fête.
- Un traiteur, un DJ, des lumières d’ambiance festives ou un système de chauffage ? N’oubliez pas vos rallonges.
- Vous désirez rendre l'emplacement de votre tente de réception accessible aux invités ? Créez suffisamment de possibilités de stationnement.
- Assurez-vous d’être en règle et de posséder les permis nécessaires, les mesures de réduction du bruit, etc.
Étape 5 : le montage et le démontage de votre tente
Les bons accords font les bons amis. Il est important de communiquer clairement avec votre loueur de tente concernant le montage et le démontage si vous désirez une organisation impeccable. Planifiez la durée de montage de la tente, déterminez qui sera présent pendant le montage et le démontage, etc. Dès que vous avez conclu des accords concrets avec le loueur de tente, vous pouvez informer vos autres fournisseurs pour qu’ils puissent en tenir compte. Une bonne planification et une gestion du temps optimale sont essentielles pour une préparation sereine et sans encombre.