02/12/2019

Stappenplan voor een vlotte organisatie bij het huren van uw feesttent

Droom je van een feestlocatie die je volledig naar smaak en stijl kan inkleden? Iets unieks en memorabel? Dan is het huren van een feesttent de ideale oplossing. Een privéfeest of huwelijksfeest organiseren in eigen tuin, in de velden, in een stad of gemeente vraagt om een goede voorbereiding. Geen eenvoudige opdracht, waar veel bij komt kijken.

Stap 1: Kies de ideale locatie voor je feesttent en ga na of het mogelijk is

Ga na of de locatie die jij in gedachten hebt mogelijk is. Misschien moet je extra stappen ondernemen, zoals het aanvragen van de nodige vergunningen. Tijdens het zoeken naar een locatie, houd je best ook rekening met de bereikbaarheid en de toegankelijkheid voor je gasten en tot slot houd je best de weersomstandigheden in het oog. 

Stap 2: Leg de datum van je privéfeest vast

Geen datum, geen feest uiteraard. Bepaal je datum en communiceer deze goed op voorhand naar je genodigden. Een ‘save the date’ berichtje voor de officiële uitnodiging is dan ook essentieel wil je rekenen op een talrijke opkomst. Een aantal weken voor het feest stuur je dan de officiële uitnodiging met eventuele instructies, dresscode, cadeautip, enz.

Stap 3: Kies de grootte en soort huurtent

Maak een schatting van het aantal mensen en dus ook van hoe groot de tent moet zijn. Je tentverhuurder zal je hierin ongetwijfeld begeleiden. Eens je de grootte hebt bepaald, kan het type sfeertent gekozen worden. Een tent huren met transparante zeilen, met houten ramen en deuren, met een tapijten of houten vloer, met een aanliggend terras of walkway? De mogelijkheden zijn eindeloos.

De grootte van het terrein, de soort ondergrond, het aantal gasten, de eventuele muziekband of DJ, de dansvloer, de cateraar en/of de bar,… . Al deze factoren bepalen mee de grootte van je huurtent.

Stap 4: Vergeet de praktische zaken niet

  • Houd rekening met de ondergrond en zet je huurtent op een vlakke bodem
  • Een houten walkway, rode loper of een duidelijke dansvloer? Zorg voor comfort voor je gasten.
  • Voorzie je tent van propere, comfortabele toiletcabines en bijhorende verzorgingsproducten, geurtjes …
  • Voorzie rijplaten zodat je leveranciers en tentbouwer de feestlocatie gemakkelijk kunnen bereiken
  • Een traiteur, DJ, leuke sfeerverlichting of verwarming? Vergeet je stroompunten niet.
  • Je locatie met feesttent toegankelijk maken voor je gasten? Creëer voldoende parkeergelegenheid.
  • Zorg ervoor dat je volledig in orde bent met de nodige vergunningen, geluidsoverlastmaatregelen, enz.

Stap 5: De opbouw en afbraak van je tent

Goede afspraken maken goede vrienden. Duidelijk communiceren met je tentverhuurder over de opbouw en afbraak van de tentconstructie is van belang voor een vlotte organisatie. Plan in hoelang de opbouw van de huurtent duurt, spreek af wie aanwezig is tijdens de opbouw en afbraak, enz. Eens er concreet afgesproken wordt met de tentverhuurder kan je jouw andere leveranciers inlichten, zodat ze hiermee rekening kunnen houden. Een goede planning en een bewuste timemanagement is essentieel voor een rustige en probleemloze voorbereiding.